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由於 '在座' 的董事們都是超級大忙人, 往往 '不遠萬裡而來, 只為兩小時會' , 這就對PPT提出了更高的要求——是否能通過PPT既高效又有效地溝通, 直接影響到董事會效率, 進而甚至影響到公司未來的發展. 關於董事會PPT, 這個世界上是否存在完美的標準化模版?如果沒有, 一份高效且有效的PPT長什麼樣?以下是 Union Square Ventures 通過總結被投實戰案例給出的六條建議, 可謂是一本武功秘笈, USV創始合伙人 Fred Wilson 以及 IDG資本合伙人都強烈建議閱讀.  大學畢業後, 我有幸在USV工作三個月, 通過對不同階段, 不同行業的被投企業董事會PPT的總結性分析, 我發現, 雖然USV不存在標準化的董事會會議PPT模板, 但最有效的董事會PPT以下3個共同點: 同時處理好雙方的資訊需求(投資董事會對創業團隊的資訊需求, 創業團隊向董事會尋求建議的需求) 坦率指出公司進步點和尚未解決的痛點 突出獨特的公司文化 如何辦到呢?我發現有6種方法能夠很好地完成這3件事情: 1 為你的數字加上 '背景' (Place metrics in context) 先來體會一下兩種表達方式的不同: a. '我們的毛利率(GM)上個月下降了8%. ' b. '我們的毛利率下降了8%——原因是我們做了一次促銷活動, 使我們的客戶數量上升了20%. ' 好的董事會PPT會預先考慮會議中可能被問到的問題, 並用清晰, 簡潔的數據回答. 我最喜歡的例子是簡單的年度經常性收入(ARR)條形圖. 它把ARR變動的來源分解成客戶增加, 客戶流失, 業務擴張, 客戶消費減少等等, 一目瞭然. 另一個有效指標是12個月的尾隨損益(trailing P&L). 我看到的大多數PPT都有最近一個季度的月度數據, 以及幾個月的預測數據. 但問題是: 首先, 很多公司的董事會會議頻率很低, 因此數據在時間維度上存在遺漏. 這使得在不向公司請求額外數據的情況下, 很難了解公司最近一個財年的財務狀況. 即使數據的時間維度沒有遺漏, 我們仍然需要將多個會議材料的資訊拼接在一起, 才能了解過去一年的表現. 基於這些原因, 12個月的尾隨損益是完美的. 它不僅方便更新, 同時也是查看公司在比較長一段時間內財務表現的好方法. 雖然初創公司經常會在一個季度內發生大幅改變, 但大多數投資者都希望全面了解公司在多個階段的發展. 以及, 雖然預測通常是不準確的, 但涵蓋未來1-2個季度的預測數據也能提供一些額外資訊, 這是值得做的. 2 PPT組織越好, 資訊量越大(Structure decks to gather input) 董事會幾乎是公司所有的主要利益相關者同處一室的唯一機會, 因此你就要從這樣的會議中, 儘可能地汲取各方的資訊和建議, 群策群力. 我看到好的董事會PPT, 往往會設計一個僅供董事會使用的Q&A環節開場. 這就促使董事會成員在開會之前就準備好要向CEO及核心團隊拋出的問題. 這樣組織PPT, 可以確保公司的主要利益相關者對董事會有所準備, 並有效地結構化會議. 給他們數據, 讓他們準備好 '開火' . 同時, 這也為最了解公司的外部利益相關者提供了一次未經過濾的討論機會. 在此期間, 他們可能提出你意想不到的想法. 之後, 團隊可以再問一些事先準備好的問題. 好的董事會材料總是聚焦在關鍵問題上, 而不是提供大而全的數據流. 關鍵問題包括, 評估核心職位招聘, 討論剛剛形成的收入流, 或是潛在的收購要約……這些都是非常值得花時間和力氣討論的戰略問題. 一場好的董事會能做到二者之間的平衡: 收集團隊需要的資訊, 提供董事會想聽到的資訊. 當然, 這關乎公司風格, 核心團隊應該知道怎樣最合適. 而通過精心組織PPT來收集參會者的重要反饋, 這樣可以確保充分利用董事會的時間. 3 直言挑戰, 即便你手足無措(Frank about what need to do better, even if don't know how) 董事會PPT畢竟不是用於路演, 因此你大可以不必遮遮掩掩, 繞彎子, 或是避免提及不太理想的數據. 我看過的最有效的PPT, 直接寫明團隊需要改進的地方, 並要求董事會提供如何改進的建議, 或是關於已經成形的計劃的反饋. 董事會成員是創業團隊可信任的大腦, 他們比團隊以外的任何人都更了解團隊狀況. 在他們面前, 開誠布公地交流公司所面臨的挑戰很有必要. 4 拎出重要數字, 深度重於廣度(Pull out the numbers that matter) 考慮到內部使用, 大多數公司會保持跟蹤大量數據. 但在僅兩小時的董事會上, 通常只呈現幾個衡量企業經營狀況的最佳數據指標. 正如議題一樣, 縮小指標範圍可以使討論更為聚焦, 也讓董事會對公司的情況能夠快速了解. 為了節約大家的時間和會議有效性, 深度往往比廣度更重要. 記住 SMART原則: Specific. Measurable. Achievable. Relevant. Timely.(具體, 可衡量, 可實現, 相關性, 及時性), 它可以用來判斷應該追蹤哪些關鍵數據. 無論是毛利率(gross margin), 活躍用戶(active users), 用戶終身價值(LTV), 成交總額(GMV), 月經常性收入(MRR), 還是關於業務獨特的統計數據……好的PPT能展現公司最關鍵的數據, 從而促成更有成效的討論. 5 突出關鍵成就 & 關鍵貢獻者(Highlight key wins, and the people responsible for them) 大部分董事會PPT傾向於把這些內容放在前面, 或是作為公司進展彙報的一部分, 以此有一個高昂的開始. 其中, 我最欣賞的一點是, 很多公司會把那些為進展作出巨大貢獻的非高層員工也列出來. 對那些不喜歡在公司內過於高調, 而只想被 '對的人' 認可的員工來說, 這是對他們讚賞的絕佳方式. 6 將獨特公司文化烙進PPT(Let company culture inform the deck' s style) 董事會PPT是一門藝術, 通常, 藝術除了展現自身, 也傳遞著創作者的想法. 比如, 某一家消費行業公司的PPT就非常吸引人: 它用霓虹色的不同色調清晰地展示了表格和統計數據;一家專註於安全的公司PPT是黑白色系的, 完全沒有改動PPT模板的樣式;一家招聘平台的PPT, 如下圖所示, 則展現出一些他們公司的風格: 這三種不同風格的PPT傳遞出各自的公司文化. 第一個有如他們正在建設的平台一樣充滿活力;第二個嚴肅而專註於安全問題, 甚至沒有時間去設計;第三個則帶一些幽默, 非正統, 甚至怪異的風格. 每次董事會, 其實都是一次團隊向董事們展現自我的機會, 這其中有一半時間是在展現團隊所創造的公司文化. 而這些PPT, 除了被展示外, 還會被瀏覽閱讀, 因此, 公司文化不僅在展示環節傳遞, 也通過PPT的風格呈現出來. 優秀的創業團隊非常清楚這一點, 並會利用它來展現他們的領導力. 【最後的總結】 雖然董事會PPT不必像路演PPT那樣華麗炫目, 但它可以成為極具戰略性和建設性的溝通工具. 如上所述, 你是在向董事會成員展示如何綜合優化生意的關鍵性指標, 如何組織一次高效, 有成效的討論, 以及, 如何直面與溝通潛在的挑戰. 這絕對是一門藝術, 同時也大可以展現你所建立的公司文化和團隊氛圍. 面對這些最支援公司的董事們, 這樣一次絕佳的展現領導力的機會, 還不值得你好好投入準備嗎?【責任編輯/古飛燕】 * 原文地址: https://www.usv.com/blog/6-ways-great-companies-use-board-decks-to-their-advantage
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